Assumere il primo dipendente rappresenta uno dei passaggi più delicati nella crescita di una piccola impresa. Fino a quel momento, infatti, molte attività vengono gestite direttamente dal titolare oppure con l’aiuto occasionale di collaboratori esterni. Quando il lavoro aumenta, le richieste dei clienti diventano più numerose e le giornate iniziano a non bastare più, arriva inevitabilmente una domanda: quanto deve fatturare un’azienda prima di potersi permettere il primo dipendente?
La risposta non dipende soltanto dal fatturato. Bisogna considerare margini, costi fissi, redditività, stabilità dei ricavi e soprattutto il valore economico che quella nuova persona potrà generare.
Un’azienda che fattura 100.000 euro l’anno con margini molto bassi potrebbe non potersi permettere un dipendente. Al contrario, un’attività con 70.000 euro di fatturato e costi contenuti potrebbe avere già lo spazio economico necessario.
Il fatturato da solo non basta
Uno degli errori più comuni è utilizzare il fatturato come unico indicatore.
Immaginiamo due aziende.
La prima fattura 120.000 euro all’anno ma sostiene 90.000 euro di costi.
La seconda fattura 80.000 euro ma ha costi per 35.000 euro.
La prima azienda è più grande in termini di fatturato, ma dispone di soli 30.000 euro di margine prima delle imposte.
La seconda dispone invece di circa 45.000 euro.
Dal punto di vista della capacità di assumere personale, potrebbe quindi trovarsi in una posizione migliore la seconda.
Per questo motivo la domanda corretta non dovrebbe essere soltanto:
Quanto fatturo?
ma:
Quanto margine rimane dopo aver sostenuto tutti i costi dell’attività?
Quanto costa realmente un dipendente?
Quando si pensa al costo di un dipendente si commette spesso un errore: guardare soltanto lo stipendio netto.
Se un lavoratore riceve, ad esempio, 1.500 euro netti al mese, l’azienda sostiene un costo complessivo significativamente superiore.
Al costo della retribuzione si aggiungono infatti contributi, accantonamenti, ferie, mensilità aggiuntive, assicurazioni e altri elementi legati al contratto applicato.
A questi possono inoltre sommarsi costi indiretti come:
- computer e attrezzature;
- software;
- telefono;
- postazione di lavoro;
- formazione;
- consulenza del lavoro;
- eventuali rimborsi;
- strumenti aziendali;
- tempo dedicato alla gestione del personale.
Per questo motivo il vero costo annuale di un dipendente può facilmente essere molto superiore alla somma degli stipendi netti ricevuti durante l’anno.
Una prima regola prudenziale
Per capire se un’azienda può permettersi un dipendente è utile ragionare sul costo totale annuale.
Supponiamo che il costo aziendale complessivo di una nuova figura sia di circa 30.000 euro all’anno.
Un’impresa non dovrebbe arrivare alla fine dell’anno con 30.000 euro disponibili e decidere di spenderli tutti per l’assunzione.
Servirebbe un margine di sicurezza.
Una regola prudenziale può essere questa:
il costo annuale del dipendente dovrebbe essere significativamente inferiore al margine economico aggiuntivo che l’azienda è in grado di sostenere stabilmente.
Se un’azienda genera 50.000 euro di margine e deve sostenere 30.000 euro di nuovo costo del personale, l’operazione potrebbe essere possibile.
Se invece il margine è appena 30.000 euro, l’assunzione potrebbe diventare rischiosa.
Quanto fatturato serve, quindi?
Non esiste una soglia universale, ma si possono costruire alcuni scenari indicativi.
Azienda con 50.000 euro di fatturato
Per molte attività questa potrebbe essere ancora una fase troppo precoce per l’assunzione di un dipendente a tempo pieno.
Se i costi dell’attività sono molto bassi, potrebbe esserci spazio per un collaboratore, un part-time oppure un supporto esterno.
Ma sostenere un costo del personale importante potrebbe ridurre drasticamente il reddito del titolare.
Azienda con 80.000-100.000 euro di fatturato
Qui la situazione inizia a diventare più interessante.
Se l’attività ha buoni margini e ricavi relativamente stabili, potrebbe esistere lo spazio economico per una prima assunzione.
Molto dipende dalla struttura dei costi.
Un consulente o un’agenzia digitale con costi contenuti potrebbe avere margini più elevati rispetto a un’attività commerciale che deve acquistare merci o sostenere un affitto importante.
Azienda con 150.000 euro o più di fatturato
A questo livello, in molte attività di servizi, l’assunzione del primo dipendente può diventare più sostenibile.
Non significa automaticamente che sia conveniente.
Ma un fatturato più elevato offre generalmente una maggiore capacità di assorbire il costo del personale, soprattutto se una parte significativa dei ricavi è ricorrente.
Meglio guardare il margine operativo
Più che fissarsi sul fatturato, un piccolo imprenditore dovrebbe monitorare il margine prodotto dall’attività.
In termini molto semplici:
Ricavi – costi dell’attività = margine disponibile
Se da questo margine devono ancora essere pagati il titolare, le imposte, gli investimenti e il nuovo dipendente, è evidente che la sostenibilità dell’assunzione dipende dalla dimensione reale di questo risultato.
Una piccola azienda dovrebbe quindi chiedersi:
Dopo aver pagato tutte le spese, quanto rimane realmente ogni anno?
Se il margine è appena sufficiente a garantire il reddito del titolare, probabilmente l’assunzione è prematura.
Il nuovo dipendente deve produrre valore
Un altro errore consiste nel considerare il dipendente soltanto come un costo.
Una buona assunzione dovrebbe creare valore.
Questo valore può manifestarsi in modi diversi.
Un commerciale potrebbe generare nuovi clienti.
Un tecnico potrebbe permettere all’azienda di gestire più lavori.
Un addetto amministrativo potrebbe liberare tempo al titolare.
Un operatore potrebbe aumentare la capacità produttiva.
Quindi la domanda diventa:
quanto fatturato o quanto tempo potrà generare questa persona?
Supponiamo che un dipendente costi all’azienda 35.000 euro all’anno.
Se grazie al suo lavoro l’impresa riesce a produrre 60.000 euro di fatturato aggiuntivo con buoni margini, l’assunzione potrebbe essere estremamente conveniente.
Se invece il suo inserimento non produce alcun aumento di produttività, l’operazione diventa più difficile da sostenere.
Il tempo del titolare ha un valore economico
Esiste anche un beneficio meno evidente.
Spesso il primo dipendente non viene assunto direttamente per produrre fatturato, ma per liberare il titolare da attività operative.
Immaginiamo un professionista che dedica ogni settimana:
10 ore alla gestione delle email,
5 ore all’amministrazione,
5 ore alla preparazione di documenti,
5 ore all’assistenza clienti.
Sono 25 ore che non vengono utilizzate per vendere, produrre o sviluppare l’azienda.
Assumere una persona che gestisca parte di queste attività potrebbe consentire al titolare di concentrarsi sulle attività che generano maggiore valore.
In questo caso il ritorno economico dell’assunzione deriva soprattutto dal tempo liberato.
Quando l’assunzione diventa necessaria
Ci sono alcuni segnali che indicano che l’azienda potrebbe essere pronta.
Il primo è l’eccesso di lavoro.
Se il titolare rifiuta clienti perché non riesce più a gestirli, esiste probabilmente una capacità produttiva non sfruttata.
Il secondo è il sovraccarico operativo.
Se le attività amministrative e organizzative sottraggono troppo tempo alle attività strategiche, delegare può diventare conveniente.
Il terzo è la continuità del fatturato.
Se l’azienda ha contratti ricorrenti e un buon livello di prevedibilità dei ricavi, può affrontare più facilmente un costo fisso mensile.
Ricavi ricorrenti e stabilità
La stabilità è uno degli aspetti più importanti.
Un’azienda che fattura 120.000 euro all’anno attraverso decine di clienti ricorrenti potrebbe avere una situazione molto più sicura di un’impresa che realizza lo stesso fatturato con due grandi commesse.
La prima può prevedere con maggiore precisione i ricavi dei mesi successivi.
La seconda potrebbe perdere improvvisamente una parte molto significativa del fatturato.
Prima di assumere bisognerebbe quindi valutare non soltanto quanto si fattura, ma quanto del fatturato del prossimo anno è già ragionevolmente prevedibile.
Meglio collaboratore o dipendente?
Non sempre la prima persona che entra in azienda deve essere necessariamente un dipendente.
In alcune situazioni può essere più conveniente iniziare con:
un freelance,
un collaboratore esterno,
una società specializzata,
un contratto part-time.
Queste soluzioni possono permettere all’impresa di aumentare la capacità produttiva senza assumere immediatamente un costo fisso importante.
Sono particolarmente utili quando il volume di lavoro è ancora variabile.
Quando invece il lavoro è costante e la persona diventa indispensabile ogni settimana, l’assunzione può diventare una scelta più logica.
Quanto dovrebbe aumentare il fatturato dopo l’assunzione?
Un modo utile per valutare la convenienza consiste nel fissare un obiettivo.
Se il nuovo dipendente costa 30.000 euro l’anno, sarebbe poco prudente assumere prevedendo soltanto 30.000 euro di ricavi aggiuntivi.
Bisogna considerare che il fatturato genera anche altri costi.
Per questo motivo il valore prodotto dal nuovo dipendente dovrebbe essere superiore al suo costo complessivo.
Il rapporto dipende dal settore e dai margini, ma l’obiettivo dovrebbe essere quello di creare un ritorno economico sufficiente a giustificare il rischio dell’assunzione.
È meglio assumere prima o aspettare?
Aspettare troppo può essere un errore tanto quanto assumere troppo presto.
Molti imprenditori rimandano continuamente l’assunzione per paura dei costi.
Il risultato è che iniziano a lavorare 10 o 12 ore al giorno, rallentano la crescita e non riescono più ad accettare nuovi clienti.
In questo caso l’azienda potrebbe aver già superato il momento ideale per assumere.
Al contrario, assumere quando il fatturato è ancora instabile può creare una pressione finanziaria difficile da sostenere.
L’obiettivo dovrebbe essere trovare un equilibrio tra capacità economica e necessità operativa.
Una simulazione semplice
Immaginiamo una piccola azienda di servizi.
Fatturato annuale: 100.000 euro.
Costi dell’attività escluso il titolare: 30.000 euro.
Margine prima del nuovo dipendente: 70.000 euro.
Il titolare vuole mantenere un reddito di circa 35.000 euro.
Rimangono quindi 35.000 euro.
Se il costo complessivo del dipendente fosse di 30.000 euro, l’assunzione potrebbe risultare possibile, ma lascerebbe pochissimo margine di sicurezza.
Probabilmente sarebbe più prudente aspettare una crescita del fatturato oppure iniziare con un part-time o un collaboratore.
Supponiamo invece che il fatturato aumenti a 130.000 euro mantenendo una struttura dei costi simile.
A quel punto il margine aggiuntivo potrebbe rendere l’assunzione molto più sostenibile.
Un indicatore semplice: il costo del dipendente rispetto al fatturato
Anche se non esiste un valore universale, può essere utile monitorare il rapporto tra costo del personale e fatturato.
Se il primo dipendente costa all’azienda 30.000 euro e il fatturato è 60.000 euro, il costo rappresenta il 50% dei ricavi.
È una percentuale molto pesante.
Con 120.000 euro di fatturato, lo stesso dipendente rappresenterebbe il 25%.
Con 200.000 euro, il 15%.
Naturalmente settori diversi possono sostenere percentuali differenti, ma questo semplice calcolo aiuta a comprendere quanto l’assunzione possa incidere sull’intera struttura economica.
Il vero momento giusto per assumere
Non esiste quindi una cifra precisa oltre la quale un’azienda dovrebbe automaticamente assumere.
Tuttavia, per molte piccole attività di servizi, una fascia di fatturato compresa tra 80.000 e 150.000 euro annui può rappresentare il momento in cui iniziare seriamente a valutare il primo dipendente, a condizione che esistano buoni margini e una certa stabilità dei ricavi.
Più che il fatturato assoluto, bisognerebbe verificare quattro condizioni.
L’azienda genera margini sufficienti.
Il fatturato è relativamente prevedibile.
Esiste abbastanza lavoro da delegare.
La nuova persona può generare valore superiore al proprio costo.
Quando queste quattro condizioni iniziano a essere presenti contemporaneamente, l’assunzione smette di essere soltanto un costo e può diventare uno strumento per far crescere l’impresa.
Conclusione
La domanda “quanto devo fatturare prima di assumere?” non ha quindi una risposta valida per tutte le aziende.
Un fatturato elevato con margini bassi non garantisce la possibilità di sostenere un dipendente.
Al contrario, un’attività più piccola ma molto redditizia potrebbe essere pronta prima.
Il vero calcolo dovrebbe partire dal costo complessivo della nuova persona e dalla capacità dell’azienda di sostenerlo anche nei mesi meno favorevoli.
L’obiettivo non è assumere appena ci sono abbastanza soldi per pagare uno stipendio.
È assumere quando quella scelta può essere sostenuta nel tempo e contribuire alla crescita.
Perché il primo dipendente non dovrebbe semplicemente aggiungere un costo al bilancio.
Dovrebbe permettere all’azienda di fare qualcosa che prima non riusciva a fare: servire più clienti, lavorare meglio, vendere di più oppure liberare il titolare dalle attività che impediscono alla società di crescere.